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Kilometergeld im Vereinigten Königreich

Steuerfreie Reisekosten für internationale Arbeitgeber

Wenn Sie als Personal- oder HR-Verantwortliche*r in Deutschland, Österreich oder der Schweiz für ein britisches Team zuständig sind, sollten Sie die Regeln zum Kilometergeld UK kennen. Nur so können Sie Fahrtkosten steuerfrei und HMRC-konform erstatten.

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+44 (0) 1636 526 075

1. Steuerfreie Erstattung bei Nutzung privater Fahrzeuge

Für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug gelten die offiziellen HMRC Mileage Allowance Rates (2025):

  • 45 Pence pro Meile für die ersten 10.000 Meilen pro Steuerjahr
  • 25 Pence pro Meile ab 10.001 Meilen
  • +5 Pence pro Meile für jeden beruflich mitfahrenden Kollegen

 

Diese Sätze gelten für Benzin-, Diesel-, Hybrid- und Elektrofahrzeuge.

  • Wird mehr als die HMRC-Sätze erstattet → der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig.
  • Wird weniger erstattet → Mitarbeitende können den Differenzbetrag steuerlich geltend machen.

 

Hinweis: Das UK-Steuerjahr läuft vom 6. April bis 5. April des Folgejahres. (link to UK Understanding the UK Tax Year)

2. Was gilt in UK als Dienstreise?

Eine Fahrt ist nur dann eine steuerfreie Geschäftsreise, wenn:

  • sie notwendig für die Arbeit ist,
  • der Mitarbeitende nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte arbeitet,
  • es kein normaler Arbeitsweg ist (z. B. Pendeln Homeoffice ↔ Büro).

3. Dienstreisen mit Firmenwagen (Company Car)

Bei Dienstreisen mit einem Dienstwagen UK gelten andere Regeln:

  • Maßgeblich sind die vierteljährlichen HMRC Advisory Fuel Rates (AFR).
  • Erstattungen über die AFR hinaus sind nur mit Belegen steuerfrei.
  • Schon geringe private Tankkosten führen zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (Benefit in Kind UK).

 

[Aktuelle HMRC Advisory Fuel Rates]

4. Praxis für ausländische Arbeitgeber

  • Viele ausländische Unternehmen können in UK keine Fahrzeuge leasen.
  • Häufige Alternative: Car Allowance UK – Mitarbeitende erhalten einen Kfz-Zuschuss und nutzen ihr Privatfahrzeug.
  • Wichtig: Das Erstattungsmodell muss HMRC-konform sein.
  • Deutsche oder österreichische Reisekostenrichtlinien sind oft nicht steuerfrei in UK.
  • Best Practice
    • Regelmäßige Aktualisierung von Formularen mit HMRC-Sätzen
    • Klare Reiserichtlinie für UK-Mitarbeitende
    • Nachweise & Fahrtenbuchführung verpflichtend
 

Wie wir Sie unterstützen

Wir helfen internationalen Arbeitgebern bei:

  • Prüfung von Mileage Allowance & Reisekostenregelungen UK
  • Integration der Erstattungen in die Payroll-Compliance
  • Gestaltung von UK-konformen Reisekostenrichtlinien
  • Beratung zu Car Allowance & Firmenwagenlösungen

We Understand the Challenges You Face

When you’re not familiar with UK rules, it’s easy to get caught out:

CIS withholding errors

Because no one verified subcontractor status.

Incorrect VAT paid or claimed

Due to wrong invoices or misunderstanding the UK VAT construction rules.

Late VAT registration

That takes weeks, delaying invoicing and cash flow.

Ineligible workers on site

Because immigration wasn’t factored in early enough.

Purchase ledger teams

Paying invoices gross when they should have withheld tax.

Sales invoices

Raised incorrectly before understanding the PE and VAT position.

Transfer pricing and profit attribution

Handled inconsistently or without documentation.

And the most common mistake of all?

No one in your team knows what questions to ask.

That’s where we come in.

Our Promise: We’ll Help You Spot the Issues Before HMRC Does

We’ve supported many international businesses with projects just like yours. We’ll help you:

Get the right tax registrations

In place early: PE, VAT, CIS, PAYE.

Avoid fines and cashflow disruption

By correctly verifying your subcontractors and applying the right VAT and CIS rules.

Prepare your finance team

To check supplier invoices before they’re paid.

Coordinate with your UK and overseas teams

So nothing gets lost between procurement, operations, and finance.

Understand your UK compliance obligations

And take care of them for you.

You’ll get clear advice in plain English (or German), prompt answers, and practical help that fits your business.

We’ll help you manage issues even if the decisions were already made — we understand the reality of how these projects are awarded and delivered.

FAQs

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Sorgen Sie für Payroll- & Reisekosten-Compliance in UK.

Kontaktieren Sie uns, bevor Sie Ihre Kilometergeld-Richtlinie UK umsetzen.

Sarah English

Senior Managerin

 

Leiterin Direkte Steuern

sarah.english@tuerner.com

+44 (0) 1636 526 075

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