Wenn Ihre UK-Mitarbeitenden ihr privates Mobiltelefon oder Heim-Breitband für die Arbeit nutzen, erscheint es naheliegend, die Kosten zu erstatten. Doch: Nach den UK-Steuerregeln (HMRC) ist eine Erstattung nur in wenigen Ausnahmefällen steuerfrei.
In der Regel gilt: Nur wenn die Leistung direkt vom Arbeitgeber gestellt wird, ist sie steuerfrei. Erfolgt die Erstattung privater Rechnungen, ist dies ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Wir erklären, wie HM Revenue & Customs (HMRC) solche Zahlungen behandelt – und wie ein PAYE Settlement Agreement (PSA) eine Lösung bieten kann.
Wenn der Vertrag (Mobilfunk oder Breitband) auf den Namen des Mitarbeitenden läuft und das Unternehmen die Kosten erstattet, gilt dies als steuerpflichtiger Benefit.
Dies gilt auch dann, wenn:
Ein Mobiltelefon ist nur steuerfrei, wenn:
Diese Regelung gilt nur für ein Telefon pro Mitarbeitendem
Eine Erstattung kann steuerfrei sein, wenn:
In der Praxis selten, da die meisten Mitarbeitenden ein Telefon für privat & beruflich nutzen.
Diese Regelung gilt nur für ein Telefon pro Mitarbeitendem
Früher konnten einzelne dienstliche Telefonate aus privaten Rechnungen steuerfrei erstattet werden. Heute sind Verträge fast immer Pauschalpakete – ohne Einzelnachweise. Deshalb ist eine steuerfreie Abrechnung praktisch kaum möglich.
In der Praxis prüft HMRC solche Fälle streng – meist gilt die Erstattung als steuerpflichtig.
Mit einem PAYE Settlement Agreement können Arbeitgeber:
Vorteile für internationale Arbeitgeber:
Wir helfen ausländischen Arbeitgebern bei:
Because no one verified subcontractor status.
Due to wrong invoices or misunderstanding the UK VAT construction rules.
That takes weeks, delaying invoicing and cash flow.
Because immigration wasn’t factored in early enough.
Paying invoices gross when they should have withheld tax.
Raised incorrectly before understanding the PE and VAT position.
Handled inconsistently or without documentation.
And the most common mistake of all?
No one in your team knows what questions to ask.
That’s where we come in.
In place early: PE, VAT, CIS, PAYE.
By correctly verifying your subcontractors and applying the right VAT and CIS rules.
To check supplier invoices before they’re paid.
So nothing gets lost between procurement, operations, and finance.
And take care of them for you.
You’ll get clear advice in plain English (or German), prompt answers, and practical help that fits your business.
We’ll help you manage issues even if the decisions were already made — we understand the reality of how these projects are awarded and delivered.
Nur, wenn der Vertrag auf den Arbeitgeber läuft. Private Verträge + Erstattung = steuerpflichtig (außer über PSA).
Nein – wenn das Telefon privat & beruflich genutzt wird, ist jede Erstattung steuerpflichtig.
Nein – nur bei erstmaliger Einrichtung ausschließlich wegen der Arbeit wäre eine steuerfreie Erstattung denkbar.
P11D = Vorteil wird beim Mitarbeitenden versteuert.
PSA = Arbeitgeber übernimmt Steuer- & NIC-Kosten.
Antrag bei HMRC vor Beginn des Steuerjahres. Wir übernehmen das für Sie.
Wir prüfen Ihr Risiko und helfen bei der Korrektur – über Payroll oder PSA.
Fazit: Die Erstattung privater Handy- oder Breitbandkosten in UK ist fast immer steuerpflichtig. Mit einem PAYE Settlement Agreement können Sie dennoch eine saubere Lösung finden – ohne Ihre Mitarbeitenden zu belasten.
Kontaktieren Sie uns für Payroll-Compliance bei Mobilfunk & Home-Office-Kosten in UK
Assistant Manager
Payroll (Lohn- und Gehaltsabrechnung)
Senior Managerin
Leiterin Direkte Steuern
