Wenn Sie als HR- oder Personalmanager im Head Office für die UK Mitarbeiter zuständig sind, erscheint es zunächst sinnvoll, eine pan-europäische Expenses Policy oder eine gruppenweite Spesenregelung einzuführen.
Doch in Großbritannien gelten besondere UK Spesenregelungen, die sich deutlich von anderen Ländern unterscheiden. Wer diese Unterschiede ignoriert, riskiert steuerliche Nachteile und Probleme mit HMRC (britische Finanzverwaltung).
Die UK Expenses Rules sind strenger als in vielen anderen Ländern. Insbesondere erlaubt Großbritannien keine großzügigen Pauschalen oder Roundsum Allowances, außer in eng definierten Fällen.
Ein global einheitliches System kann daher in UK zu:
In Großbritannien dürfen Reisekosten nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn:
Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Seite zu Temporary Workplace Rules UK.
Fahrten zum festen Arbeitsplatz gelten als Privatfahrten und sind nicht steuerfrei.
Die britischen Scale Rates für Spesen sind deutlich niedriger als in anderen europäischen Ländern:
| Mindestdauer | Max. Pauschale |
|---|---|
| 5 Stunden | 5 GBP |
| 10 Stunden | 10 GBP |
| 15+ Stunden (nach 20 Uhr) | 25 GBP |
Zusätzlich: 10 GBP extra, wenn die Reise über 20 Uhr hinausgeht.
Wichtig:
Wenn Sie höhere Pauschalen anwenden möchten, können Sie bei HMRC individuelle Scale Rates beantragen. Dafür erforderlich:
Wenn Sie die UK Spesenregelungen nicht korrekt anwenden, werden Zahlungen als steuerpflichtiges Einkommen behandelt:
Wir helfen internationalen Unternehmen, ihre UK Spesenpolicy gesetzeskonform zu gestalten:
Because no one verified subcontractor status.
Due to wrong invoices or misunderstanding the UK VAT construction rules.
That takes weeks, delaying invoicing and cash flow.
Because immigration wasn’t factored in early enough.
Paying invoices gross when they should have withheld tax.
Raised incorrectly before understanding the PE and VAT position.
Handled inconsistently or without documentation.
And the most common mistake of all?
No one in your team knows what questions to ask.
That’s where we come in.
In place early: PE, VAT, CIS, PAYE.
By correctly verifying your subcontractors and applying the right VAT and CIS rules.
To check supplier invoices before they’re paid.
So nothing gets lost between procurement, operations, and finance.
And take care of them for you.
You’ll get clear advice in plain English (or German), prompt answers, and practical help that fits your business.
We’ll help you manage issues even if the decisions were already made — we understand the reality of how these projects are awarded and delivered.
Nein – nur bei HMRC-genehmigten Scale Rates und wenn alle Bedingungen erfüllt sind.
Nicht ohne Genehmigung durch HMRC. Die UK Rules sind restriktiver.
Ja – eine Pan-European Policy führt in UK fast immer zu Compliance-Problemen.
Ja – über ein Antragsverfahren bei HMRC mit fundierter Datengrundlage.
Sichern Sie die Einhaltung der UK Spesenregelungen – wir helfen Ihnen, Ihre Expenses Policy UK-konform zu gestalten.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre UK-Spesenpolitik anzupassen
Senior Managerin
Leiterin Direkte Steuern
Assistant Manager
Payroll (Lohn- und Gehaltsabrechnung)
