Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter in Großbritannien beschäftigt, stellt sich schnell die Frage: „Müssen wir eine britische Payroll einrichten?“
Die Antwort hängt davon ab, ob das Unternehmen in UK eine sogenannte PAYE Presence hat. Um das zu verstehen, müssen wir zunächst erklären, was PAYE überhaupt bedeutet.
PAYE („Pay As You Earn“) ist das britische System zur Erhebung von Einkommensteuer und Sozialabgaben.
Eine PAYE Presence bedeutet, dass HMRC Ihr Unternehmen als steuerlich in UK präsent ansieht. Das ist z. B. der Fall, wenn:
Wichtig: Nur Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice in UK arbeiten, begründen in der Regel keine PAYE Presence.
Auch ohne PAYE Presence bestehen aber häufig Pflichten zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (NICs). Dafür gibt es spezielle NI-only PAYE Schemes.
Für ausländische Arbeitgeber ohne PAYE Presence gilt:
Da UK-Mitarbeiter es gewohnt sind, dass alle Abzüge direkt über die Payroll laufen, empfinden sie dieses System als ungewöhnlich. Deshalb entscheiden sich fast alle ausländischen Arbeitgeber für eine freiwillige vollständige PAYE-Registrierung, auch wenn sie dazu nicht verpflichtet wären. Mehr zu Lohnabrechnung für ausländische Arbeitgeber – link to standalone payroll
Weiterführend: Shadow Payroll in UK | Appendix 6 Sonderregelung | Section 690 UK
Wir helfen Ihnen zu klären, ob Ihr Unternehmen eine PAYE Presence hat und welche Pflichten bestehen:
Because no one verified subcontractor status.
Due to wrong invoices or misunderstanding the UK VAT construction rules.
That takes weeks, delaying invoicing and cash flow.
Because immigration wasn’t factored in early enough.
Paying invoices gross when they should have withheld tax.
Raised incorrectly before understanding the PE and VAT position.
Handled inconsistently or without documentation.
And the most common mistake of all?
No one in your team knows what questions to ask.
That’s where we come in.
In place early: PE, VAT, CIS, PAYE.
By correctly verifying your subcontractors and applying the right VAT and CIS rules.
To check supplier invoices before they’re paid.
So nothing gets lost between procurement, operations, and finance.
And take care of them for you.
You’ll get clear advice in plain English (or German), prompt answers, and practical help that fits your business.
We’ll help you manage issues even if the decisions were already made — we understand the reality of how these projects are awarded and delivered.
PAYE („Pay As You Earn“) ist das britische System zur Erhebung von Einkommensteuer und Sozialabgaben (National Insurance Contributions, kurz NIC). Der Arbeitgeber behält diese Beträge direkt vom Gehalt ein und führt sie an HMRC (das britische Finanzamt) ab. Für Mitarbeiter ist das die übliche und erwartete Form der Steuerzahlung in UK.
Eine PAYE Presence liegt vor, wenn HMRC Ihr Unternehmen als steuerlich in UK präsent betrachtet – zum Beispiel durch eine Niederlassung, ein Büro oder eine Betriebsstätte in UK. In diesem Fall muss Ihr Unternehmen eine volle Payroll betreiben und PAYE auf Gehälter anwenden.
Wenn Ihr Unternehmen keine PAYE Presence in UK hat, besteht keine Pflicht, Einkommensteuer über die Payroll einzubehalten. Stattdessen müssen Mitarbeiter ihre Steuer selbst über eine jährliche UK-Selbstveranlagung (Self Assessment) erklären und zahlen.
Auch ohne PAYE Presence kann es Pflicht sein, Sozialabgaben (NIC) abzuführen. Dafür gibt es das NI-only Scheme:
Arbeitgeber und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung werden einbehalten und an HMRC gezahlt.
Die Einkommensteuer wird nicht über Payroll, sondern vom Mitarbeiter selbst über die Steuererklärung beglichen.
Ja. In Großbritannien erwarten Mitarbeiter, dass alle Abzüge (Steuer und NIC) direkt vom Gehalt abgezogen werden. Ein NI-only Scheme wirkt deshalb oft ungewöhnlich. Viele ausländische Arbeitgeber entscheiden sich freiwillig für eine vollständige PAYE-Registrierung, um die Erwartungen der Belegschaft zu erfüllen.
Bei ausländischen Unternehmen mit Projekten in UK (z. B. Bau- oder Engineering-Verträge) gibt es häufig keine PAYE Presence. Trotzdem haben die entsandten Mitarbeiter UK-Steuerpflichten. Ob eine Shadow Payroll eingerichtet werden muss, hängt von den Umständen ab – insbesondere davon, ob Mitarbeiter tax equalised sind.
